Fonctionnalité — départs et retours
Contrats de location et états des lieux photo
Au départ comme au retour, l'agent suit les mêmes étapes sur sa tablette ou son téléphone : photos, compteur, carburant, signatures. Le contrat sort en PDF, signé, avec un code de vérification.
L'état des lieux, dans l'ordre et sans oubli
Vous définissez les vues à photographier (avant, arrière, côtés, tableau de bord, et celles que vous voulez ajouter) et lesquelles sont obligatoires. L'agent ne peut pas passer à l'étape suivante tant qu'une photo obligatoire manque. Les photos sont prises avec l'appareil du téléphone, jamais importées d'une galerie, et horodatées : elles prouvent l'état du véhicule à cet instant.
Le kilométrage et le niveau de carburant sont saisis au départ et au retour ; l'écart est calculé et affiché. Les dommages constatés sont notés et photographiés au retour, en comparaison directe avec les photos du départ.
Signatures et contrat PDF
Le client et l'agent signent sur l'écran. Le contrat est généré en PDF avec les informations du client, du véhicule, les dates, les montants, les conducteurs additionnels et les signatures, aux couleurs et au logo de votre agence. Il est mis à jour au retour avec le constat final.
Chaque contrat porte un QR code : quiconque le scanne, un policier lors d'un contrôle par exemple, voit une version en lecture seule du contrat, sans accès à quoi que ce soit d'autre.
Conducteurs additionnels et cautions
Un second conducteur est ajouté avec son permis, et figure sur le contrat. La caution est enregistrée à part du prix de la location, restituée ou retenue au retour avec le motif, et n'est jamais confondue avec un encaissement.