Fonctionnalité — réservations
Réservations et planning de flotte
Chaque véhicule a sa ligne, chaque réservation sa case : le planning montre en un regard ce qui part, ce qui rentre et ce qui est libre, pour toute l'équipe en même temps.
Un planning par véhicule, pas un tableau à recopier
Le calendrier affiche la flotte ligne par ligne et les réservations en blocs colorés selon leur statut. Une nouvelle réservation se place sur le véhicule et les dates choisis ; un chevauchement est refusé avant même d'être enregistré, ce qui supprime la double réservation, première cause de clients mécontents au comptoir.
Le planning se lit par jour, par semaine ou sur une période libre. Il est filtrable par catégorie de véhicule, et le même écran sert au comptoir, au gérant et à l'agent sur le terrain.
Des statuts qui suivent la vraie vie
Une réservation passe par des étapes précises : brouillon, en attente d'approbation, confirmée, en cours, en attente de règlement, terminée, annulée ou client absent. Chaque passage est horodaté et signé par l'employé qui l'a fait, et l'historique reste consultable sur la réservation.
- Départ anticipé ou retour en retard : l'application signale l'écart et le retard apparaît dans la liste tant que le véhicule n'est pas rentré.
- Client absent : la réservation est marquée en conséquence et le remboursement éventuel de l'acompte est tracé.
- Prolongation et nouvelle réservation pour le même client en deux clics, sans ressaisir ses informations.
Approbation des cas sensibles
Vous fixez les règles qui déclenchent une vérification : jeune conducteur, montant élevé, longue durée, dépassement du plafond de caisse d'un agent. La réservation attend alors la décision d'un responsable, qui l'approuve ou la refuse depuis le web ou depuis son téléphone, avec le motif conservé dans l'historique.
Clients particuliers et entreprises
Un client est créé une fois, avec ses pièces (CIN ou passeport, permis) et ses coordonnées, puis retrouvé par son nom à chaque réservation. Les entreprises ont leur fiche propre, avec ICE, RC et personnes de contact. Les clients réguliers peuvent être marqués VIP, les mauvais payeurs mis sur liste noire avec le motif, et chaque client porte une note issue de ses locations passées.